La diffusion de messages d'accueil et d'attente téléphoniques

L'accueil téléphonique en entreprise: "invisible" mais incontournable

La qualité de l'accueil client dans une entreprise et son image de marque passent par la mise en place de messages d'accueil et d'attente téléphonique. Ils sont une vitrine permanente. Leur rédaction, leur création, leur enregistrement en studio et leur diffusion se doivent d'être professionnels. Pour un premier aperçu des bonnes pratiques, consultez nos 10 points de contrôle de l'accueil téléphonique d'entreprise.

Quelle solution matérielle pour diffuser ?

S'il est récent, votre système téléphonique (votre "PABX", ou "standard téléphonique") permet de diffuser ces messages. Cependant, il n'est pas adapté à deux aspects essentiels de votre communication:

• la programmation des messages au bon moment
• le pilotage facile de votre diffusion, par le responsable communication

L'installation d'un player mideobox apporte une réponse concrête à ces besoins:

• mideobox met à jour lui-même sa playlist mp3 par téléchargement depuis un serveur mideo.net
• plusieurs modes peuvent être programmés, en fonction des heures et des jours de diffusion
• la mise à jour se fait sans l'intervention de votre prestataire en téléphonie et sans cout supplémentaire

C'est indispensable lorsque vous pilotez simultanément la communication d'un réseau d'agences ou de points de vente.

Les différents types de messages

Voxelis, spécialiste de la communication sonore, offre ces prestations à travers des Packs Attente Téléphonique pour les entreprises.

• l'accueil téléphonique correspond au message qui va diffuser lors d'un appel si celui-ci n'est pas pris rapidement. Il peut être différent hors horaires d'ouverture et faire office de message répondeur
• l’attente téléphonique, ou musique d'attente, ou attente musicale, correspond à la diffusion en boucle lors de la mise en attente d'un appelant (transfert vers un autre poste, établissement d'une conférence, recherche d'une information hors ligne...)
• le message répondeur correspond à l'accueil hors horaires d'ouverture. Il informe des horaires ou des instructions client en fermeture des bureaux
• le message de prédécroché, utilisé plus rarement, impose à tout nouvel appelant d'entrendre un très court message avant la prise d'appel (généralement un message de bienvenue).